Digitalisieren / Archivieren von Dokumenten / Akten

Aktendigitalisierung in Berlin

Wir führen für Sie individuelle Dienstleistungen und Lösungen rund um das Themengebiet Aktendigitalisierung, d.h. Digitalisieren bzw. digitales Archivieren von Papierdokumenten aus.

Wir digitalisieren Dokumente bis zum Format DIN A3. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Schriftverkehr, Bauunterlagen und Zeichnungen. Damit Sie Ihre Dokumente nach dem Digitalisieren schnell und komfortabel finden, bieten wir Ihnen optional eine Indexierung (Verschlagwortung) nach Ihren Wünschen und Anforderungen und/oder eine automatische Volltextanalyse (OCR). Nach dem Digitalisieren und Indexieren werden die Daten auf digitale Datenträger, wie zum Beispiel CD, DVD oder Festplatte gesichert*.

Sie nutzen oder planen ein Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem?
Wir bereiten optional, die nun digitalen Daten so auf, dass sie einfach in ein vorhandenes Dokumentenmanagementsystem integriert (migriert) werden können.

Zu unseren Dienstleistungen zählen neben dem Digitalisieren und Indexieren von Dokumenten auch die Nebenarbeiten, wie zum Beispiel Entklammern, Ausheften aus Ordnern und die Rückheftung im Anschluss an das Archivieren. Die Dokumente werden dabei unter Einhaltung des Datenschutzes bearbeitet.

Optional kann auch, nach Ihrer Freigabe, die datenschutzgerechte Vernichtung nach DIN 66399 (siehe auch Aktenvernichtung) der archivierten Unterlagen durch uns erfolgen.
Die nbw ist ein anerkannter Entsorgungsfachbetrieb (Zertifikat).

Durch den Einsatz von hochwertigen Scannern liefern wir Ihnen eine entsprechend hohe Qualität.

*Wir verwenden hochwertige Datenträger (CD, DVD). Die Haltbarkeit dieser Datenträger ist stark abhängig von der Lagerungsart. Um Datenverluste zu verhindern, empfehlen wir die produzierten Datenträger spätestens alle 2 Jahre auf neue Medien zu kopieren und zusätzliche Kopien an verschiedenen Orten zu lagern.

Unser Angebot:

  • Datenschutzgerechter Transport Ihres Beleggutes durch firmeneigene Fahrzeuge (innerhalb Berlins)
  • Scannen von Dokumenten bis DIN A3 (ein- und doppelseitige Belege) in schwarz-weiß, Graustufen oder Farbe
  • Digitale Archivierung im Format: PDF, PDFA oder TIFF (andere Formate auf Anfrage)
  • Optional: Indexierung / Verschlagwortung, Volltextanalyse (OCR)
  • Archivieren der Daten auf z.B. CD, DVD oder Festplatte
  • Optional: Aufbereitung der Daten für den Import in ein beim Kunden vorhandenes Archiv-/ Dokumentenmanagementsystem (z.B. SAP)
  • Optional: Datenschutzgerechte Aktenvernichtung

Vorteile durch das Archivieren Ihrer Dokumente

  • Kostenreduzierung: – durch geringeren Personalbedarf und Raumersparnis.
  • Zeitersparnis: – schneller Zugriff auf wichtige Dokumente (Suchen im Archiv entfällt).
  • Prozessoptimierung: Mehrere Suchende können gleichzeitig auf wichtige Akten zugreifen.

Gern kommen wir in Ihr Unternehmen und unterbreiten Ihnen nach Sichtung Ihres Papierarchivs ein Angebot für die Digitalisierung.
Wünschen Sie einen Test?
Wir digitalisieren kostenfrei Probematerial von Ihnen.

Leistungsbeschreibung (20 KB)
Geschäftsbedingungen (Digitalisieren) (65 KB)

Sie planen ein Digitalisierungsprojekt?

Wir haben für Sie einen Leitfaden mit den wichtigsten Fragen und Antworten erstellt.
Hier finden Sie ein Berechnungsbeispiel zum Thema Aktendigitalisierung.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
Kontakt:
Hr. Ewerling
Tel: 030-47 47 94-29
Mobil: 0173-864 73 00
E-Mail: marketing(at)nbw.de
oder mit unserem Kontaktformular.

Hier können Sie Ihr Urteil abgeben.
Uns interessiert Ihre Meinung zu unseren Dienstleistungen.
Waren Sie zufrieden oder gab es Grund zur Klage?

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