Digitalisieren von Akten

 

Digitalisieren / Archivieren von Dokumenten / Akten

Wir bieten Ihnen das individuelle Digitalisieren und Archivieren von Papierdokumenten (bis zum Format DIN A3), wie zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Bauunterlagen und Zeichnungen an. Die Indexierung (Verschlagwortung) gestalten wir nach Ihren Wünschen und Anforderungen. Wir archivieren die digitalisierten Daten anschließend auf digitale Datenträger, wie zum Beispiel CD, DVD oder Festplatte. Diese digitalen Daten können zum Beispiel in ein Dokumentenmanagementsystem integriert werden oder als eigenständige revisionssichere (nach GDPdU) Version genutzt werden. Besonders wichtig ist das Archivieren der Dokumente, die Sie aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen längerfristig aufbewahren müssen, beispielsweise für das Finanzamt. Daher sollte gerade im Bereich der Buchhaltung das Beleggut revisionssicher abgespeichert werden. Nichts ist schlimmer, als wenn die benötigten Unterlagen nicht verfügbar sind.

Zu unseren Dienstleistungen zählen neben dem Digitalisieren, Indexieren und Archivieren von Akten und anderem Schriftgut selbstverständlich auch sämtliche Nebenarbeiten, wie zum Beispiel Entklammern, Ausheften aus Ordnern und die Rückheftung im Anschluss an das Archivieren. Die Dokumente werden dabei selbstverständlich von uns höchst sorgsam und unter Beachtung aller datenschutzrelevanten Maßnahmen bearbeitet.

Optional kann auch, nach Ihrer Freigabe, die datenschutzgerechte Vernichtung (Aktenvernichtung) der archivierten Unterlagen bei uns im Hause erfolgen.

Durch den Einsatz von hochwertigen Scannern liefern wir Ihnen eine entsprechend hohe Qualität. Lassen Sie Ihr Beleggut von uns revisionssicher einscannen.

Unser Angebot:

  • Datenschutzgerechter Transport Ihres Beleggutes durch firmeneigene Fahrzeuge
  • Scannen von Dokumenten bis DIN A3 (einseitige oder doppelseitige Belege)
  • Archivierung im Format: PDF/A oder TIFF in schwarz-weiß oder Farbe
  • Optional: Indexierung / Verschlagwortung und OCR Volltextsuche
  • Archivieren der Daten auf z.B. CD oder DVD auch als selbsttragendes Archiv möglich (revisionssicher)
  • Import in ein vorhandenes Archivsystem möglich
  • Optional: Datenschutzgerechte Aktenvernichtung

 
Vorteile durch das Archivieren Ihrer Dokumente:

  • Sie sparen Geld durch geringeren Bedarf an Personal und Raum.
  • Sie sparen Zeit bei der Suche nach Ihren Unterlagen.
  • Sie können spontan und schnell auf wichtige Dokumente zugreifen.
  • Mehrere Suchende können gleichzeitig auf die wichtigen Akten zugreifen.

 
Gern kommen wir in Ihr Unternehmen und unterbreiten Ihnen nach Sichtung Ihres Papierarchivs ein Angebot für die Digitalisierung. Wünschen Sie einen Test, digitalisieren wir Ihnen selbstverständlich Probematerial.

Leistungsbeschreibung
Geschäftsbedingungen