Digitalisieren von Akten

 

Digitalisieren / Archivieren von Dokumenten / Akten

Wir bieten Ihnen verschiedene Dienstleistungen rund um die Themen Digitalisieren und digitales Archivieren von Papierdokumenten an.

Wir digitalisieren Ihre Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Bauunterlagen und Zeichnungen bis zum Format DIN A3. Damit sie Ihre Dokumente nach dem Digitalisieren auch schnell und komfortabel finden, bieten wir Ihnen optional eine Indexierung (Verschlagwortung) nach Ihren individuellen Wünschen und Anforderungen. Nach dem Digitalisieren und Indexieren werden die Daten auf digitale Datenträger, wie zum Beispiel CD, DVD oder Festplatte gesichert*.

Die digitalen Daten können dann auch zum Beispiel in ein beim Kunden vorhandenes Dokumentenmanagementsystem integriert werden oder als eigenständige revisionssichere (nach GDPdU) Version (Software Scanfile) genutzt werden. Besonders wichtig ist das Archivieren der Dokumente, die Sie aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen längerfristig aufbewahren müssen, beispielsweise für das Finanzamt. Daher sollten gerade Belege aus dem Bereich der Buchhaltung revisionssicher abgespeichert werden. Nichts ist schlimmer, als wenn die bei einer Prüfung benötigten Unterlagen nicht verfügbar sind.

Zu unseren Dienstleistungen zählen neben dem Digitalisieren und Indexieren Ihrer Dokumente selbstverständlich auch sämtliche Nebenarbeiten, wie zum Beispiel Entklammern, Ausheften aus Ordnern und auf Wunsch die Rückheftung im Anschluss an das Archivieren. Die Dokumente werden dabei selbstverständlich von uns höchst sorgsam und unter Beachtung aller datenschutzrelevanten Maßnahmen bearbeitet.

Optional kann auch, nach Ihrer Freigabe, die datenschutzgerechte Vernichtung (siehe auch Aktenvernichtung) der archivierten Unterlagen bei uns im Hause erfolgen. Die nbw ist ein anerkannter Entsorgungsfachbetrieb (Zertifikat).

Durch den Einsatz von hochwertigen Scannern liefern wir Ihnen eine entsprechend hohe Qualität. Lassen Sie Ihr Beleggut von uns revisionssicher einscannen.

*Wir verwenden hochwertige Datenträger (CD, DVD). Die Haltbarkeit dieser Datenträger ist jedoch stark abhängig von der Lagerungsart. Damit eventuelle Datenverluste vermieden werden, empfehlen wir die produzierten Datenträger spätestens alle 2 Jahre auf neue Medien zu kopieren und zusätzliche Kopien an verschiedenen Orten zu lagern.

Unser Angebot:

  • Datenschutzgerechter Transport Ihres Beleggutes durch firmeneigene Fahrzeuge (innerhalb Berlins)
  • Scannen von Dokumenten bis DIN A3 (ein- und doppelseitige Belege)
  • Digitale Archivierung im Format: PDF/A oder TIFF in schwarz-weiß oder Farbe
  • Optional: Indexierung / Verschlagwortung
  • Archivieren der Daten auf z.B. CD oder DVD auch als selbsttragendes Archiv möglich (revisionssicher)
  • Import in ein beim Kunden vorhandenes Archivsystem (z.B. SAP) möglich
  • Optional: Datenschutzgerechte Aktenvernichtung


Vorteile durch das Archivieren Ihrer Dokumente

  • Kostenreduzierung durch geringeren Personalbedarf und Raumersparnis.
  • Sie sparen Zeit bei der Suche nach Ihren Unterlagen.
  • Sie können spontan und schnell auf wichtige Dokumente zugreifen.
  • Mehrere Suchende können gleichzeitig auf wichtige Akten zugreifen.

 

Gern kommen wir in Ihr Unternehmen und unterbreiten Ihnen nach Sichtung Ihres Papierarchivs ein Angebot für die Digitalisierung. Wünschen Sie einen Test, digitalisieren wir Ihnen selbstverständlich Probematerial.

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Geschäftsbedingungen (Digitalisieren) (27.4 KB)